28 abril 2015Artículos

Beneficios de implementar soluciones de Document Management

Un sistema de gestión documental, bien desarrollado, de acuerdo a los requerimientos específicos de una empresa, puede significar un ahorro considerable. No requiere de un espacio físico para almacenamiento, y garantiza el buen estado de conservación de la información, se accede con agilidad y oportunidad a la información ahorrando tiempo en el proceso de búsqueda, se evitan extravíos de información. Por nombrar solo algunos de los principales beneficios.

Es decir, la gestión documental ayuda no sólo para organizar mejor los documentos e información relevante del negocio, sino también para ahorrar tiempo y recursos manteniendo de forma segura la información.

Si analizamos lo que implica la mantención de documentos, debemos mencionar: clasificación, registro, distribución, generación de copias, archivado y consulta. Con los sistemas electrónicos de gestión se invierte tiempo para las primeras tareas, la clasificación y registro, y se genera una reducción considerable de tiempo en las actividades restantes.

Lo que respecta a costos de implementación de un sistema de Document Management, lo primero es identificar las necesidades de la empresa: tipo de documentación que circula en la empresa y niveles de jerarquía existente entre ellos, grado de digitalización que desea lograr, determinar la tecnología que se utilizará en el proceso y finalmente, identificar el volumen de documentos que maneja la empresa.

Teniendo en cuenta estos aspectos, los expertos en gestión documental pueden determinar el sistema óptimo de acuerdo a cada caso y la tecnología que puede apoyar esa estrategia, todo enfocado en generar una estrategia de menor costo para la organización.

En Microsystem contamos con un servicio de Document Management que le permitirá a su empresa u organización disponer de forma rápida, sencilla y eficiente de todos los datos y documentación, en línea. Para ello contamos con avanzada tecnología de procesamiento masivo de documentos y contenidos, así como también plataformas de captura en punta. En función de la necesidad del cliente, Microsystem diseña la solución más adecuada para su requerimiento..

Las tres décadas de experiencia que tenemos en el mercado nacional respaldan nuestro trabajo. Hemos procesado más de 800 millones de registros y digitalizado más de 650 millones de imágenes.

Los beneficios que ofrece nuestro servicio de gestión de documentos son:

  • Liberación de espacio de almacenamiento de documentos.
  • Liberación de tiempo dedicado a tareas administrativas.
  • Generación de un registro y clasificación precisos de los documentos de la empresa.
  • Acceso a la información en forma rápida y oportuna.
  • Uso más eficiente del tiempo para dedicarse al núcleo principal del negocio.
  • Respaldo de documentación física en caso de siniestro.

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