18 abril 2015Artículos

Document Management y la protección de archivos patrimoniales

La tecnología hoy en día nos permite mejorar una serie de procesos internos en las empresas pero uno de los beneficios más importantes es la posibilidad de manejar la totalidad de nuestras acciones en formato digital. La Gestión Documental, o Document Management, se enfoca precisamente en optimizar el control de todo tipo de archivos en su empresa, con procesos de digitalización que garanticen un mejor flujo de información en la organización.

Como hemos señalado, la digitalización juega un rol muy importante en la Gestión Documental, es por eso que Microsystem cuenta con la más avanzada tecnología para llevar a la pantalla archivos originales, de larga data y gran valor histórico y cultural: los archivos patrimoniales.

A la fecha, hemos desarrollado diversos proyectos enfocado en preservar documentación valiosa para diversos organismos cuyos objetivos se enfocan en la preservación de sus escritos y en facilitar el acceso de la comunidad a ellos.

A modo de ejemplo, podemos destacar los objetivos del programa de Digitalización realizado con la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena, CONADI, donde se buscaba implementar una plataforma web para las consultas de información de funcionarios y la comunidad en general.

Algunos objetivos puntuales de este proyecto fueron:

  • Aumentar la cobertura de acceso a la información haciendo disponible el servicio a través de Internet, a nivel nacional e internacional.
  • Garantizar el derecho ciudadano sobre el acceso oportuno a la información, según la ley Nº 20.285 sobre acceso a información pública.
  • Preservar los documentos originales, vulnerables al deterioro, a partir de la digitalización de éstos, lo que evita la manipulación excesiva por fotocopias.
  • Prever posibles pérdidas de la documentación por posibles siniestros, desastres de la naturaleza o robos.
  • Contribuir activamente al rescate y difusión de la identidad y cultura de los pueblos originarios.
  • Análisis y carga de información de la propiedad indígena originada en Títulos de Merced y la dinámica de su tenencia, a la plataforma informática del SITI para despliegue y administración en ambiente Web, intranet e Internet.
  • Sistematizar y modernizar el sistema de registro de la inscripción de agrupaciones indígenas, facilitando el acceso a la información a usuarios públicos y privados mediante la plataforma informática del SITI.
  • Implementación de un sistema de captura y registro digital permanente para la institución de la información generada por los Registros de Tierra y Agrupaciones indígenas para la administración de la información generada la licitación.

Con variaciones, de acuerdo al propósito de cada organización, los objetivos de la digitalización para una mejor Gestión Documental son los mismos: mejor administración de los archivos y un acceso más expedito y sencillo a dicha información. Todo esto sumado a combatir el deterioro al que se encuentran expuestos los documentos físicos.

Deja un comentario