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¿Por qué la Gestión Documental es clave para una exitosa transformación digital?

La Transformación Digital es una realidad que avanza sin parar y en Chile ya hay muchos procesos que funcionan digitalmente con integración de sistemas. Cada vez más empresas e instituciones del Estado transforman sus procesos tradicionales a sistemas basados en herramientas informáticas y de comunicación de última generación. Solo algunos ejemplos para graficar: el cheque fue reemplazado por la transferencia electrónica; es posible realizar todo el proceso de reserva y compra de pasajes, hoteles, etc., por Internet, las facturas físicas ahora son electrónicas.

Se trata de una tendencia mundial que, si bien se está consolidando, está tomando su tiempo, según pudo constatar Nicolás Andalaft, Gerente General de Microsystem, durante su participación en una mesa redonda sobre Transformación Digital en Estados Unidos.

“Hoy en día, tanto técnica, como tecnológica y económicamente, se puede avanzar mucho. La tecnología ofrece muchas posibilidades, la conectividad es mucho mayor que antes y han bajado los precios de los componentes, todo esto le da sentido a la transformación digital. ¿Cuál es el problema entonces?… cultural. A la gente le cuesta el cambio.”

La base del cambio es la Gestión Documental

Si bien los beneficios están a la vista (ver recuadro al final), aún hay organizaciones que no se animan o están enfocadas en incorporar tecnología a su atención al cliente, dejando de lado el backoffice.

“Muchas veces, señala Nicolás Andalaft, atienden digitalmente, pero al interior funcionan como hace 20 años. Y en esto la Gestión Documental Digital es clave, desde el manejo de papel, hasta la originación de documentos electrónicos y la gestión de la información. Las empresas podrían realizar todos sus procesos administrativos en forma digital, solo es cosa de tiempo y de perderle el miedo, los beneficios justifican con creces el ajuste interno y los costos que esto implica.

Todos los procesos basados en documentos físicos tienen muchas limitaciones y problemas: barreras geográficas, extravío, obligan a pagar custodia física y un documento puede ser consultado por una persona a la vez. “Al hacer un cambio al mundo electrónico, señala Nicolás Andalaft, se eliminan la mayoría de las limitaciones. Así, puedo firmar un documento generado en China minutos atrás, más aún, lo podemos ver simultáneamente varias personas en diferentes países; puede estar en un servidor o en la Nube, y se puede trabajar en la oficina, la casa, en días hábiles o fines de semana. No hay límite. Se trata de un cambio estructural con beneficios muy amplios.”

BENEFICIOS DE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL

  • Desaparecen las barreras geográficas.
  • Se pueden aprovechar los beneficios de estar en la nube: trabajar en cualquier lugar y horario.
  • La información puede ser accedida por más de una persona simultáneamente.
  • Se puede trabajar en línea, en forma individual, o en equipo colaborativamente, sin importar donde se encuentren los usuarios.
  • Favorece la gestión del conocimiento, ya que la información está en el sistema a disposición de quienes la necesiten.
  • Desaparece el descuadre y extravío del mundo físico al estar en un sistema electrónico que tiene componentes de resguardo que protegen la información.
  • Disminuyen significativamente los tiempos de proceso.
  • Es mucho más fácil y rápido escalar un proceso electrónico, tanto horizontal como verticalmente.
  • Los procesos de firma electrónica de documentos son más versátiles, igualmente efectivos y más eficientes que los de firma física.

Microsystem, con más de 40 años de experiencia en Chile en Gestión Documental, ofrece un servicio integral, eficiente, ágil y efectivo para lograr una transformación digital exitosa. Es que puede hacerlo todo: digitalizar papeles físicos, originar documentos electrónicamente; armar flujos de procesos para que sean operados electrónicamente; puede alojar los documentos en sus servidores, o en los de sus clientes; puede proveer de scanners físicos para que los operen ellos, o puede ir a buscar papeles y procesarlos en su Centro de Procesamiento. Te invitamos a contactarnos a través del formulario incluido en esta publicación.

Ya son muchos los clientes que se han beneficiado de la transformación digital a través de los servicios de Microsystem. Y para los que aún tienen dudas sobre la seguridad, la empresa está certificada ISO 27001, es decir, cuenta con normas y buenas prácticas estandarizadas tanto en relación a la seguridad física de los documentos como de la información electrónica.