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[Columna] Digitalización para proteger nuestra información

«En el tiempo, distintos medios y formatos han descrito los beneficios de la digitalización. Las ganancias que tienen estos procesos para las empresas tanto privadas como estatales, son múltiples y conocidas. Como lo son el ahorro de espacio, gestión de tiempo en la consulta de datos, mejoras en la productividad, accesos múltiples a la información, responsabilidad social corporativa, reciclaje profesional, entre otras.

Pero existe un beneficio, que dado los sucesos sociales que hemos vivido en nuestro país en las últimas semanas, cobra una relevancia insospechada. Me refiero a la pérdida de documentación -de información- tras un incendio o cualquier otro acto de fuerza mayor que pueda afectar los documentos físicos. La digitalización documental tiene también como beneficio «la protección de datos» o la «custodia digital» de estos.

El soporte en papel es vulnerable ante distintos factores externos que pueden dañar el material. Por ejemplo, siempre se ha sabido de los potenciales riesgos referentes a la humedad, el uso durante su consulta, o incluso la propia huella del paso del tiempo. Pero hoy en día y ante los eventos de fuerza mayor, es que nos damos cuenta de lo frágil que pueden llegar a ser nuestros archivos, nuestra información.

Actualmente existe un desarrollo tal en las tecnologías que nos permiten dar esa tranquilidad ante cualquier evento fortuito. En Microsystem ofrecemos servicios de Gestión y Custodia Digital tanto en servidores físicos, como en la nube, y como experto, los invito a dar ese paso de valor agregado. La necesidad de conservar y recuperar, siempre que sea necesario una información de un volumen creciente, refuerza nuestro rol como una empresa con vasta experiencia en Gestión Documental.

Finalmente, es interesante analizar la importancia que tiene para el Estado la administración de los objetos digitales creados en la administración pública. Ahora bien y en el sentido del propio Archivo Nacional, tiene como objetivo relevar el rol y la importancia de la preservación digital en el marco de la gestión de documentos electrónicos. En la Administración pública este tipo de documentos se generan día a día, como un reflejo de las actividades y decisiones del Estado y su interacción con la ciudadanía, tema que por supuesto y como empresa, seguimos muy de cerca».

Pedro Fuentes H.
Gerente de Operaciones BPO (Business Process Outsourcing)