28 abril 2023

[Caso de éxito] -“La solución fue parte importante del éxito en el proceso de firmas”

Firma Electrónica Avanzada: Cumplir con la exigencia de la Superintendencia de Seguridad Social

“El dolor que teníamos partió con la pandemia, las reuniones y comités se estaban haciendo remoto y por tanto, al estar en cuarentenas no podíamos ir suscribiendo las actas respectivas en forma presencial. Eso por un lado, además al principio, la Comisión del Mercado Financiero (CMF) había establecido que se podía tener una Firma Electrónica Simple, siempre y cuando ese mecanismo fuera aprobado por el Directorio, pero paralelamente nosotros somos fiscalizados por la Superintendencia de Seguridad Social, quien nos exige que tengamos Firma Electrónica Avanzada para las actas de Comité y Directorio, lo cual nos suponía una problemática, ya que por lo general no había proveedores que tuvieran ese servicio y solución. Ahí fue cuando encontramos a Microsystem y comenzamos a trabajar en conjunto nuestra solución”. 

Administración, gestión y agilización de la Firma Electrónica 

“Uno de los requisitos esenciales que teníamos era cumplir con la exigencia de la Superintendencia de Seguridad Social y necesitábamos gestionar una Firma Electrónica Avanzada de nuestras actas de Comité y Directorio. Además queríamos administrar y agilizar este proceso.

Con la solución MicroeDoc Actas de Directorio logramos que en dos pasos cada persona pudiera firmar un documento, solo se necesita ingresar a la plataforma y luego firmar. Además fue muy buena porque aprovechamos de tener las planillas con los espacios de firma de cada persona predefinidos para que se ubique más fácil la firma, así queda un documento homogéneo. Con esta solución con dos clicks se firma un documento”. 

“El tiempo de obtención de firmas disminuyó de días a horas”

“Uno de los beneficios principales es la cantidad de horas que ganamos al agilizar el proceso de obtención de firmas. Efectivamente antes se podía estar uno o dos días gestionando las firmas, ahora en cosa de horas puede estar listo, es algo sistémico e instantáneo.

También liberamos ese tiempo de la persona que tenía que gestionar cada una de estas firmas, el cual iba gestionando uno por uno las firmas, dependiendo de los tiempos de cada persona para finalizar el proceso. 

Antes cada uno debía descargar, firmar, guardar y enviar el archivo que debía firmar para que el siguiente hiciera el mismo proceso, para eso quien gestionaba las firmas recibía y enviaba alrededor de 25 correos, ahora ni siquiera tiene que mandar uno.

Por su parte, la solución nos brinda trazabilidad en tiempo real. Esta es una de las grandes ganancias, a través de la plataforma puedes ver el estado de las firmas de todos, además que la experiencia de usuario es muy buena porque es súper simple”.

Microsystem es un partner que realmente entendió nuestra necesidad

“Lo que más quiero destacar de Microsystem es que entendieron nuestro dolor y nos acompañaron en la búsqueda de una solución eficiente. Siempre fueron un partner, no solamente una empresa que entrega un servicio estándar, la personalización de la solución fue parte importante del éxito que tuvimos en el proyecto.

Cada vez que necesitábamos ayuda teníamos capacitaciones, reuniones, etc. Finalmente cuando uno desarrolla proyectos lo que busca es eso, que alguien se ponga en tus zapatos, y obtener una solución de tu necesidad”.

Francisco Smith
Director de Cumplimiento
Caja Los Andes