RPA en finanzas y contabilidad con Microsystem

En el mundo financiero y contable, la optimización de procesos es esencial para mantenerse competitivo y eficiente. La robotización de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) ha emergido como una herramienta clave para automatizar tareas repetitivas, reduciendo errores y liberando tiempo para actividades de mayor valor. Conoce la gama de servicios de RPA en finanzas y contabilidad de Microsystem 

¿Qué es RPA?

RPA es una tecnología que utiliza robots de software para automatizar tareas rutinarias y repetitivas, como el ingreso de datos, la conciliación de cuentas o la validación de información. Por ejemplo, un robot de RPA puede extraer diariamente datos de movimientos bancarios desde distintos portales, compararlos con registros contables y generar reportes de conciliación sin intervención humana. Estos robots imitan las acciones humanas en sistemas digitales, interactuando con aplicaciones y bases de datos de manera precisa y constante. La implementación de RPA no requiere cambios estructurales en los sistemas existentes, lo que lo convierte en una solución fácil de integrar. 

Según la Revista Gerencia, de acuerdo a International Data Group (IDC), se estima que hasta un 45% de las actividades laborales en el mundo pueden ser automatizadas en los próximos años.

Beneficios de RPA en Finanzas y Contabilidad

1. Ahorro de tiempo: Automatiza procesos que consumen horas, permitiendo que se completen en minutos. Por ejemplo, procesos como la conciliación bancaria pueden reducirse de 60 horas semanales a solo 6 horas, gracias a la implementación de RPA.
2. Reducción de errores: Los robots ejecutan tareas con alta precisión, eliminando fallos humanos.
3. Mayor productividad: Libera a los equipos para enfocarse en análisis y toma de decisiones estratégicas.
4. Escalabilidad: Los robots pueden adaptarse a picos de trabajo sin necesidad de recursos adicionales.
5. Cumplimiento normativo: Garantiza registros precisos y documentación oportuna, facilitando auditorías.

 

Casos de uso de RPA en finanzas y contabilidad 

Microsystem ofrece soluciones diseñadas para optimizar procesos financieros y contables, respaldadas por casos de éxito que destacan sus beneficios:

• • Automatización de la Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria implica el proceso de comparar los registros internos de una empresa con los movimientos bancarios, garantizando que ambas fuentes coincidan. Este servicio automatiza tareas críticas como la descarga de cartolas, integración con ERP, conciliación y generación de informes detallados, eliminando errores humanos y reduciendo significativamente los tiempos de procesamiento. 

• Características principales:

-Obtiene y extrae información de documentos de SII y Facturador Electrónico.

-Disponibiliza la información del SFE en formato XML.

-Aplica reglas de contabilización del cliente.

-Pre-ingresa y contabiliza facturas electrónicas.

-Informa casos pendientes de resolución.

-Informa actividad diaria.

-Permite interacción con usuarios para toma de decisión experta en el tratamiento de objeciones.

-Procesa casos pendientes de contabilizar de días previos.

• Caso de éxito con Empack: Este grupo empresarial enfrentaba un desafío con su conciliación bancaria manual, que consumía hasta 60 horas semanales. Microsystem implementó una solución de RPA que automatiza la descarga de movimientos bancarios, los integra en el ERP y genera reportes.
• Resultados: El tiempo del proceso se redujo a 6 horas, eliminando errores y mejorando la disponibilidad de información. Ricardo Romero, Subgerente Corporativo de TI, destacó: “Microsystem es un partner flexible y comprometido, que entiende nuestras necesidades y trabaja junto a nosotros para buscar soluciones efectivas.”
• Caso de éxito con Grupo Coipsa: La conciliación bancaria manual también representaba un reto para este cliente, donde se requerían 2 horas diarias de trabajo para completar tareas repetitivas. Microsystem implementó un robot que automatiza el proceso, asegurando resultados precisos cada mañana.
• Resultados: Se liberaron 2 horas diarias, permitiendo que los empleados se enfoquen en tareas de mayor valor. Además, se mejoró la organización documental, lo que facilita auditorías y garantiza información confiable. Javier Donoso, Jefe de Finanzas, afirmó: “Esta solución nos da la certeza de que la conciliación estará lista todos los días a primera hora.”

• Contabilización Automática de Facturas Electrónicas (CAFE): Automatiza la extracción, validación y registro contable de facturas electrónicas directamente desde el SII, reduciendo tiempos y garantizando la precisión.

• Características principales:

-Automatiza la conexión con bancos y medios de pago (Transbank y otros).

-Obtiene y extrae cartolas asociadas a cada cuenta del cliente.

-Ingresa las cartolas al ERP del cliente.

-Ejecuta la conciliación en el ERP del cliente.

-Obtiene el resultado de la conciliación.

-Entrega un informe de resultados del proceso.

• Caso de éxito con Guallarauco: La tarea manual de contabilizar facturas electrónicas consumía valiosas horas de trabajo diario. Microsystem implementó CAFE, un sistema que valida datos desde el SII y ejecuta la contabilización de forma automática.
• Resultados: Lo que antes tomaba dos días ahora se realiza durante la noche, con información actualizada al iniciar la jornada. Crescente Valle, Gerente de Administración y Finanzas, afirmó: “Con esta solución, hemos logrado liberar horas de trabajo repetitivo y mejorar significativamente nuestra productividad.”

• Validación de Datos de Proveedores: Robots que normalizan y verifican información clave como razón social, RUT y direcciones a través del SII, garantizando datos consistentes y confiables.
  • Caso de éxito con Cencosud: La validación y normalización manual de datos de proveedores resultaba ineficiente y propensa a errores. Microsystem desarrolló un sistema de RPA que automatiza este proceso, verificando datos clave como razón social y RUT a través del SII.
  • Resultados: La automatización permitió agilizar el proceso, reducir errores y garantizar la consistencia de la información. Además, la información validada está siempre disponible para responder a auditorías.

• Automatización de Flujos Contables: Robots que integran diferentes canales de recaudación y pago, gestionando conciliaciones contables y generando reportes de trazabilidad completa.
  • Caso: Inacap: Este cliente necesitaba integrar sus procesos de recaudación y pago en diferentes canales. Microsystem implementó un colaborador virtual que analiza, contabiliza y gestiona conciliaciones contables.
  • Resultados: Automatización del proceso, trazabilidad completa y ahorro significativo de tiempo y recursos.

• Certificación Laboral Automática: Robots que consolidan datos de ERP, Previred y bancos para generar informes precisos, asegurando el cumplimiento de normativas laborales y reduciendo errores en los procesos de certificación.
• Características principales:

-Obtiene y extrae información de ERP, Previred, DT, bancos.

-Realiza cruce de información para validar pago a cada trabajador.

-Consolida datos extraídos para validar pago a cada trabajador (ERP, pagos previsionales, DT y transferencias electrónicas).

-Genera declaración jurada con datos extraídos.

-Publicación del proceso en los distintos portales de clientes.

• Llenado Automático de Documentos: Robots que extraen información de diversas fuentes para completar plantillas de reportes, formularios o declaraciones juradas, mejorando la precisión y reduciendo tiempos.

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La implementación de RPA en finanzas y contabilidad no solo optimiza procesos, sino que también impulsa la eficiencia y productividad de las empresas. Microsystem, con su experiencia y enfoque personalizado, es el socio ideal para llevar a cabo esta transformación. ¡Contacta a nuestro equipo hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a automatizar y mejorar tus procesos financieros!