03 mayo 2024

Qué es una Solución Integral para la Gestión de Proveedores

Con el auge de la transformación digital, cada vez son más empresas las que buscan una gestión de proveedores cada vez más automatizada, con el fin de reducir costos y tiempos en tareas repetitivas como la recepción y aprobación de documentos tributarios y la gestión de órdenes de compra.

Existen muchas herramientas en el mercado que solucionan solamente una parte de la gestión de proveedores, cuando en realidad este proceso es bastante amplio y, más importante aún, su optimización exitosa requiere un exhaustivo análisis de las necesidades y desafíos de cada empresa.

Una verdadera solución integral para la Gestión de Proveedores tendrá como objetivo impactar en un KPI concreto del negocio, velando siempre por impulsar la productividad y la disminución de costos operativos y administrativos.

A continuación, presentaremos los elementos que componen la  solución integral para la Gestión de Proveedores de Microsystem, demostrando con ejemplos concretos cómo estas soluciones tecnológicas aportan beneficios tangibles para empresas de diversas industrias en Chile.

 

Gestión de Documentos Tributarios Electrónicos

Nuestra solución permite una gestión centralizada y sistémica de los documentos tributarios, con funcionalidades que abarcan desde la recepción automática hasta el establecimiento de niveles de aprobación según responsables y jerarquías. Con ello, se asegura una tramitación eficiente y conforme a las normativas vigentes.

Colaboramos con ENAEX en su desafío de disminuir la pérdida de IVA y automatizar el proceso de aprobación de facturas, que en sus inicios era físico. Además, buscaban acercar la relación con los proveedores y automatizar el proceso de recepción y control de documentos tributarios. Rodrigo Espinoza, jefe de proyectos y procesos contables de ENAEX, afirma: «La solución de Microsystem nos entregó visibilidad, mejora continua, efectividad, optimización y agilidad».

 

Solicitud Interna de Compras

Facilitamos la generación y gestión de solicitudes internas de compra, adaptándonos a las reglas de negocio específicas de cada cliente. Con niveles de aprobación configurables, garantizamos que cada SIC sea procesada de manera eficaz y dentro de los plazos establecidos.

 

Flujo de Orden de Compra

Nuestra solución centraliza la generación y gestión de órdenes de compra, permitiendo su derivación entre distintos actores y su aprobación según las necesidades de cada cliente. Asimismo, todas las órdenes aprobadas se envían automáticamente a los proveedores correspondientes, agilizando el proceso de adquisición.

Portal de Autogestión

Para una mayor transparencia y comodidad, ofrecemos un portal web autogestionado para los proveedores, donde podrán consultar el estado de pago de sus documentos tributarios emitidos hacia tu empresa. Con funciones de búsqueda avanzada y detalle detallado de cada documento, garantizamos una experiencia intuitiva y satisfactoria.

Un ejemplo de una aplicación exitosa de esta solución es nuestra colaboración con Isapre Salud, a quienes ayudamos a automatizar sus procesos para deshacerse del uso del papel y cumplir con su plan de Transformación Digital. Uno de los procesos críticos  a automatizar fue el sistema de proveedores, considerando toda la actividad, desde las solicitudes de compra hasta la contabilización.

Francisco Acevedo, Gerente de Administración y Finanzas de Isalud, destaca: «La solución para la gestión de proveedores de Microsystem no solo permitió ser más eficientes internamente, sino que también entregamos a los proveedores médicos la posibilidad de tener el control de su cobranza».

 

Integración mediante RPA

Nuestra solución incluye un proceso automatizado de integración mediante RPA, que facilita la carga de documentos tributarios en el sistema contable del cliente. Desde la recepción automática de documentos hasta la contabilización de facturas, aseguramos una integración fluida y sin errores.

Para INACAP, cuyo desafío era automatizar el proceso de aprobación de facturas y eliminar procesos manuales, pudieron comprobar los beneficios de esta integración. Iván Aviles, Gerente de contabilidad INACAP, destaca: «Esta solución nos ha permitido agilizar el proceso de aprobación de facturas, eliminar funciones manuales y automatizarlas».

 

Beneficios de Implementar una Solución Integral de Proveedores

  • Eficiencia: Ahorro de tiempo y costos, cumplimiento de plazos de respuesta y sistematización del trabajo.
  • Seguridad: Protección, trazabilidad y transparencia en todo el proceso, con control de accesos y protocolos de seguridad.
  • Transformación: Mejora de la experiencia, eliminación de barreras geográficas, mejora de la comunicación interna y estandarización de procesos.

Nuestra Solución Integral para la Gestión de Proveedores no solo optimiza cada aspecto del proceso, sino que también impulsa la eficiencia, seguridad y transformación buscando impactar en indicadores claves en los negocios de nuestros clientes.

¡Contáctate con nosotros para saber más sobre esta solución!