Transformación Digital en Administración y Finanzas: Modernizando la Gestión Documental Tributaria

La gestión documental tributaria es un componente esencial en la administración eficiente de cualquier empresa. Con la creciente digitalización de los procesos fiscales y administrativos, las empresas enfrentan el desafío de manejar grandes volúmenes de documentos electrónicos, manteniendo el cumplimiento legal y la transparencia en cada etapa. Microsystem, una empresa líder en soluciones tecnológicas, ofrece herramientas avanzadas que automatizan estos procesos, optimizando tanto el tiempo como los costos.

Solución de la Gestión de Documentos Tributarios

La gestión documental tributaria se refiere al control y administración de todos los documentos fiscales que generan las empresas, como facturas, notas de crédito y débito, recibos y otros documentos electrónicos. Estos documentos deben ser procesados y almacenados con precisión, asegurando la trazabilidad y el acceso en tiempo real de cada documento tributario.  

Para lograr esto, Microsystem cuenta con un portal de entrega de información a proveedores, el cual administra el ciclo de los documentos tributarios (DT):

• Certificación ante SII de recepción de todos DTE
• Recepción  del documento tributario desde el  portal DTE.
• Alertas de plazos para Aprobación o Rechazo
• Control del proceso
• Contabilización
• Informe final del estado del Documento Tributario en el portal de proveedores.

Portal para la Gestión de Documentos Tributarios

El portal que ha creado Microsystem permite:

• Custodia electrónica
• Certificación OC, factura y recepción pedido
• Digitalización e integración con DTE
• Explotación de datos independiente
• Interacción entre áreas
• Portal web para proveedores
• Gestión de información (Dashboards y exportar)

También, entrega funcionalidades de Business Process Management y RPA. En el primero, se puede ver los procesos de aprobación, reglas de negocio, trazabilidad en tiempo real, alertas y control de SLA, aceptación o rechazo, vencimientos y renovaciones, etc. Mientras que en la segunda se puede hacer la conciliación y contabilización de facturas.

Beneficios de la Gestión de Documentos Tributarios

Se puede ver en tres áreas:

Eficiencia 

• Ahorra tiempo y costos. 
• Integración de todos los involucrados.
• Permite cumplir plazos de respuesta.
• Sistematiza el trabajo, integrando reglas de negocio que optimicen y aseguren el cumplimiento de normativas.

Seguridad

• Otorga protección a los documentos.
• Trazabilidad y transparencia en todo el proceso.
• Perfilamiento de usuarios y accesos.
• Permite un mejor control de la información.
• Control de accesos con protocolos de seguridad.

Transformación

• Mejor experiencia para todos los involucrados.
• Elimina barreras geográficas.
• Mejora comunicación interna.
• Otorga reportes de gestión.
• Estandariza los procesos.
• Mejora el uso y oportunidad de la información.
• Proceso punta a punta, integra documentos físicos existentes.

Algunos Casos de éxito: Inacap y Enaex

Inacap enfrentaba pérdidas de información debido a la gestión física de facturas, lo que afectaba la claridad en los tiempos de pago. Microsystem implementó una solución digital que automatiza la aprobación de facturas y el control de su flujo, desde la emisión hasta la aprobación final. Actualmente, la herramienta elimina errores comunes y tareas manuales, acelerando el proceso y mejorando el seguimiento. Inacap ahora puede gestionar facturas electrónicas con mayor eficiencia y trazabilidad, con reglas de negocio personalizadas.

En el caso de Enaex, se entregó la solución de BPM de Microsystem, logró reducir significativamente la pérdida de IVA y eliminar el proceso manual de aprobación de facturas. Esta integración con SAP centralizó la gestión documental, aceleró los pagos a proveedores, y mejoró la visibilidad y eficiencia del proceso. Antes, Enaex tardaba 60 a 90 días en pagar facturas, pero con esta solución, ahora lo hacen en menos de 30 días, optimizando todo el ciclo desde la compra hasta el pago, reduciendo errores y mejorando la relación con los proveedores. 

Desafío de la Gestión Documental Tributaria

El futuro de la Gestión Documental Tributaria presenta desafíos importantes que las empresas deberán enfrentar para mantenerse competitivas. La creciente complejidad regulatoria y el aumento en el volumen de documentos electrónicos demandan soluciones más ágiles, seguras y escalables. Automatizar procesos, asegurar la trazabilidad y garantizar el cumplimiento legal serán esenciales. Adaptarse a tecnologías emergentes como la inteligencia artificial y la analítica avanzada permitirá una mayor eficiencia y visibilidad. Prepararse para estos retos no sólo optimizará la gestión, sino que será clave para la sostenibilidad empresarial.